Banyak Tugas, Bagaimana Cara Menyelesaikannya?

Dalam kerjaan,banyak sekali permasalahan yang menunggu untuk kita selesaikan. Telat menyelesaikannya, maka biasanya kita akan terkena sanksi dari atasan. Apalagi jika kita lupa mengerjakannya, mungkin akan ada surat peringatan yang akan menghampiri meja kerja kita. 

Nonstop. Ya, begitulah gambaran yang bisa kita temui di setiap tempat kerja. Adalah hal yang lumrah, karena jika semua kerjaan selesai, terus buat apa kita ada di sana? Perusahaan pun tidak mau mengaji orang hanya untuk duduk santai dan pulang tanpa menghasilkan nilai tambah bagi stakeholder.

Biasanya kerjaan yang datang selalu berhubungan dengan jabatan dan posisi yang bersangkutan. Tidak mungkin memberikan pekerjaan mengenai accounting untuk teknisi listrik ataupun memberikan pekerjaan IT kepada orang yang bergelut di bidang hukum.

Namun, kadang kala ada pekerjaan yang di luar dari job desc yang bisa kita temukan di keseharian pekerjaan di kantor.

Sebagai karyawan yang baik, kita tentunya menerima apapun pekerjaan yang diberikan oleh atasan kita, demikianlah cara kerja orang timur. Hal seperti ini biasanya kita lakukan untuk menunjukkan kepada atasan bahwa kita bisa dipercaya untuk menghandle apapun yang diminta oleh atasan, sekalipun hal itu adalah hal yang baru di bidang kita.

Satu dua kali pekerjaan jenis baru itu berhasil kita selesaikan, maka akan lebih banyak lagi pekerjaan jenis demikian yang muncul di meja kerja kita. Awalnya, kita masih bisa menerima pekerjaan itu, sembari berharap adanya tenaga ahli khusus yang sedang dicari oleh pihak HRD untuk di kemudian hari mengerjakan pekerjaan jenis baru ini.

Hingga akhirnya kita menanyakan kepada atasan mengenai kejelasan tenaga ahli yang sedang dicari oleh HRD. Mengapa sampai sekarang, belum ada orang baru di divisi kita? Ternyata orang yang dicari oleh HRD bukanlah untuk mengambil alih pekerjaan baru ini, melainkan untuk ditempatkan di regional lain. Atasan kita berdalih bahwa saat ini perekonomian sedang lesu, jadi perlu penghematan di sisi SDM. Sedangkan pekerjaan baru yang kita kerjakan ternyata sangat memuaskan bagi atasan kita. Mereka menambahkan apabila nanti dialihkan ke orang lain, takutnya laporannya tidak akan memuaskan seperti laporan yang kita kerjakan.

Wah, berarti kerjaan tambah banyak donk? Hm.. Tapi gaji kok sepertinya tidak bertambah? Dilema seperti ini adalah hal yang umum terjadi. Bagaimana cara menyikapi hak seperti ini?

Pada awalnya, kita masih bisa adu pacu dengan semua deadline untuk main job kita. Namun, akan tiba saatnya dimana antara main job dan new job akan beradu. Kita akan kesulitan menemukan mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Kita pun yakin jika kita tidak akan bisa menyelesaikannya jika kita mengambil semua kerjaan itu.

Salah satu cara untuk menyelesaikan hal di atas adalah dengan mengerjakannya jauh hari sebelum deadline, sehingga beban puncak tidak dirasakan di hari menjelang deadline. Metode ini meratakan beban pekerjaan di hari hari sebelumnya. Biasanya kita mungkin bisa pulang cepat, maka kita harus menyicil dan merelakan untuk tidak bisa pulang cepat di hari itu.

Namun, metode di atas hanya bisa dilakukan jika kerjaan tersebut sudah bisa dikerjakan jauh hari sebelumnya. Bagaimana jika kerjaan tersebut adalah hasil limpahan dari departemen lain, dimana kita tidak tahu berapa lama waktu yang mereka butuhkan agar bisa menyerahkan ke bagian kita? 

Sedangkan di saat mereka menyerahkan kerjaan itu, datanglah kerjaan dari atasan. Dua kerjaan yang memiliki deadline yang sama. Tentunya tidak ada acara tawar menawar untuk deadline yang ditetapkan, Fix deadline. Bahkan jika telat, akan terkena pinalti. Sungguh berat rasanya..

Metode lain untuk solusi permasalahan di atas, dapat diatasi dengan cara lembur. Dengan meningkatkan besaran waktu kerja kita, diharapkan produktivitas kerja akan juga akan naik. Yang artinya jika 8 jam kerja bisa menyelesaikan 1000 dokumen, maka dengan 12 jam kerja akan bisa menyelesaikan 1500 dokumen. Benarkah demikian?

Secara hitungan, iya. Tapi perlu digarisbawahi lagi jika hitungan di atas hanya berlaku apabila semua element yang ada di dalamnya bergerak konsisten. Jika yang kita bicarakan adalah mesin, maka hitungan itu benar. Tapi yang kita bicarakan ini adalah tubuh manusia. Bagaimana kondisi manusia yang harus bekerja 12 jam, di luar batas 8 jam, setiap harinya?

Di hari pertama, mungkin produktivitas masih bisa terjaga, tapi di hari berikutnya? Kemungkinan yang terjadi adalah kita akan mengalami kelelahan fisik, fokus tidak terarah, bahkan pulang malam dengan beban mata mengantuk sangat berbahaya di jalanan. Kondisi buruk lainnya adalah kemungkinan untuk jatuh sakit. Jika seseorang sudah jatuh sakit, tingkat produktivitasnya menurun hingga menuju 0. Apa yang bisa kita berikan kepada perusahaan, apabila kita harus terbaring lama di kasur? Seberapa efektifkah kita bisa bekerja di atas kasur?

Maka metode lembur harus dihindari. Jikapun harus lembur, bukan tiap hari dalam seminggu atau dalam sebulan. Kesehatan tetap harus terjaga untuk bisa mengimbangi beban kerjaan yang banyak. Lalu, masih adakah metode lain?

Ada. Jika kita dihadapi dengan banyaknya tugas yang harus diselesaikan, antara lain tugas rutin dan tugas sampingan dari atasan kita, maka kita harus bisa mendelegasikan salah satu tugas tersebut ke rekan kerja kita. Jika kita punya anak didik, alangkah lebih baiknya jika kita mulai mendelegasikan tugas kepada mereka.

Tentunya tugas yang didelegasikan adalah tugas yang mudah untuk diawasi dan pengerjaannya harus diajarkan terlebih dahulu. Umumnya banyak kejadian delegasi tugas yang hasilnya kurang memuaskan dikarenakan kurangnya pengawasan dari kita sebagai pihak delegasi. Bahkan, beberapa orang suka mendelegasikan tugas tanpa memberikan tutorial atau gambaran bagaimana cara mengerjakan tugas tersebut.

Dengan memberikan tugas tersebut, maka kita pun belajar bagaimana cara melatih mereka,  memilih bobot porsi kerja yang sesuai kepada team, dan bagaimana cara untuk mengawasi mereka.

Point utama delegasi tugas selain memberikan cara penyelesaian kepada team, adalah pemberian deadline ataupun report in progress. Adalah hal yang keliru jika deadline yang kita berikan kepada team sama dengan deadline yang diberikan atasan kita. Jika kita berbuat demikian, maka kapan waktu bagi kita agar bisa mengevaluasi hasil kerja mereka?

Kita pun harus menerima report in progress, yaitu sejauh mana tugas tersebut sedang diselesaikan, apakah sudah 10 percent, 30 percent ataupun 80 percent selesai? Dengan mengetahui berapa sisa besaran tugas yang masih outstanding, kita bisa tahu kapan kita harus turun ikut membantu ataupun membiarkan mereka menyelesaikannya.

Dengan mendelegasikan tugas ke team, kita dapat mencapai deadline yang ketat dan sekaligus kita membantu diri kita dan team agar bersama sama berkembang.